Reisetage-Deklaration (Travel Days Declaration)
Die Reisetage-Deklaration ist die Prämienbasis der Geschäftsreiseversicherung: Der Arbeitgeber meldet zu Vertragsbeginn die geschätzte Zahl der Reisetage oder Reisen eines Versicherungsjahres, die Prämie wird darauf provisorisch berechnet und am Jahresende oder bei Erneuerung anhand der effektiven Zahlen angepasst; alternativ wird auf Basis der Mitarbeitendenzahl (Headcount) tarifiert.
Funktion
Die Geschäftsreiseversicherung ist eine Jahrespolice für einen wechselnden, nicht namentlich bekannten Personenkreis. Da der Versicherer das Risiko nicht pro Person prüfen kann, dient die Reiseexposition als Prämienträger. Der Versicherungsnehmer schätzt zu Beginn des Versicherungsjahres die Zahl der Reisetage oder Reisen – oft getrennt nach Inland, Ausland und Hochrisikoregionen – und der Versicherer berechnet darauf eine provisorische Prämie. Nach Ablauf des Jahres meldet das Unternehmen die effektiven Zahlen; die Prämie wird nachbelastet oder rückvergütet, oder die Schätzung für das Folgejahr wird korrigiert. Das AIG-Wording nennt ausdrücklich die geschätzte Zahl der Reisen und die durchschnittliche Reisedauer als Kalkulationsfaktoren und sieht die Anpassung bei Erneuerung anhand der tatsächlich gereisten Tage vor.
Varianten und Abgrenzung
Alternativ zur Reisetagebasis wird auf Headcount-Basis tarifiert: Die Prämie folgt der Zahl der versicherten Mitarbeitenden oder der Lohnsumme, unabhängig von der Reisetätigkeit. Diese Variante ist administrativ einfacher und bei Unternehmen mit gleichmässiger Reiseintensität üblich, während die Reisetagebasis bei stark schwankender oder projektbezogener Reisetätigkeit risikogerechter ist. Manche Verträge kombinieren eine Mindestprämie mit einer Pauschale bis zu einem Schwellenwert an Reisetagen. Die Meldung ist eine vertragliche Obliegenheit; unrichtige oder unterlassene Deklarationen können Prämiennachforderungen und im Extremfall Leistungskürzungen nach sich ziehen.
Praxishinweis
Reisetage lassen sich aus Buchungssystemen, Spesenabrechnungen oder Travel-Management-Tools ableiten. Wichtig sind eine konsistente Zähldefinition (Kalendertage inklusive An- und Abreise, Behandlung angehängter Ferientage) und die Abstimmung mit der vertraglichen Definition der versicherten Reise.