Schlüsselmanagement

Warum relevant für das Underwriting

Das Schlüsselmanagement ist die organisatorische Ebene, die darüber entscheidet, ob ansonsten wirksame mechanische Sicherungs- und Zutrittskontrollmassnahmen über die Zeit tatsächlich funktionsfähig bleiben: Ein hochwertiges Schloss oder eine gut konzipierte Zutrittszone ist nur so wirksam wie die Disziplin, mit der die zugehörigen Schlüssel oder Berechtigungen ausgegeben, nachverfolgt und zurückgenommen werden. Underwriter behandeln dieses Merkmal als Indikator für die gesamte Sicherheitskultur des Versicherungsnehmers, denn ein Betrieb mit einem informellen, undokumentierten Umgang mit Schlüsseln erweist sich bei näherer Betrachtung häufig auch in anderen Bereichen der Schadenverhütung als nachlässig. Unkontrollierter oder undokumentierter Schlüsselbesitz erweitert den Personenkreis, der einen Einbruch oder Diebstahl ohne Aufbruchsspuren ermöglicht oder verursacht haben könnte, was die Schadenaufklärung erschwert und den Moral-Hazard-Anteil des Risikos erhöht.

Erfassung und Nachweise

Underwriter fragen, wie die Ausgabe von Schlüsseln und Zugangsberechtigungen an Mitarbeitende und Dritte (Reinigungspersonal, externe Dienstleister, Zustelldienste) erfasst wird und welches Verfahren zur Rücknahme oder Sperrung besteht, wenn ein Beschäftigungsverhältnis endet oder ein Auftrag abgeschlossen ist. Als Nachweis werden üblicherweise ein schriftliches Schlüsselmanagementverfahren und ein aktuelles Register der Schlüsselträger verlangt, zusammen mit einem Protokoll früherer Vorfälle mit verlorenen oder gestohlenen Schlüsseln und den daraufhin ergriffenen Massnahmen, insbesondere ob Schlösser oder Zugangsberechtigungen nach einem solchen Vorfall geändert wurden.

Wirkung auf Deckung, Prämie und Bedingungen

Ein dokumentiertes Schlüsselmanagementverfahren mit einem korrekten, regelmässig abgeglichenen Register der Schlüsselträger und einer zügigen Rücknahme bei Personal- oder Dienstleisterwechseln unterstützt günstigere Prämienkonditionen und wird häufig als Voraussetzung für höhere Diebstahl- oder Einbruchsublimiten behandelt. Ein undokumentierter oder nicht durchgesetzter Umgang mit Schlüsseln, insbesondere eine Vorgeschichte verlorener oder gestohlener Schlüssel ohne entsprechenden Austausch von Schlössern oder Berechtigungen, führt häufig zu Auflagen zur Einführung eines formalen Verfahrens oder zu Prämienzuschlägen, die das erhöhte Moral-Hazard-Risiko und die Gefahr eines Einbruchs ohne Aufbruchsspuren widerspiegeln.

Massnahmen

Ist das Schlüsselmanagement unzureichend, empfehlen Versicherer und Risk Engineers üblicherweise die Einführung eines schriftlichen Verfahrens für Ausgabe, Nachverfolgung und Rücknahme sämtlicher Schlüssel und Berechtigungen, die Pflege eines aktuellen, regelmässig abgeglichenen Registers der Schlüsselträger sowie den zügigen Austausch beziehungsweise die Neuprogrammierung betroffener Schlösser und Zutrittssysteme, sobald ein Schlüssel oder eine Berechtigung verloren geht, gestohlen wird oder nicht zurückgegeben wird.